Все давно стремиться в эпоху цифровизации. Однако в большинстве встречаемых договоров по прежнему присутствуют подробно описанные разделы по приему — передаче оригиналов документов на бумаге. Господа, зачем нам губить природу и судорожно просить прислать документы на бумаге?
Для обмена документами, операторы удостоверяющих центров, давно придумали обмен электронными документами по ТКС (телекоммуникационные сети), например ДиаДок и т.п. Как Вы передаете отчетность в контролирующие органы, так же удобно передавать документы своим Заказчикам и получать от поставщиков/подрядчиков первичные закрывающие документы. Это значительнее дешевле, быстрее, удобнее. Вы экономите на:
- времени обротки документов;
- бумаге, которая тратиться в невероятных количествах на переделки, исправлении и т.п.;
- ускорение процесса работы с документами: получаете документ в формате mxl и автоматически загружаете в учетную программу 1С или схожего типа, остается только проверить бухгалтерские записи Дт и Кт;
- ускорении процесса архивирования, Вам не нужно подписывать, ставить печать, сканировать, архивировать в электронную базу документов, уже все придёт готовое;
- времени работы и значит спокойно сможете выполнять свой функционал, а документы всегда под рукой;
- место хранения документации и т.п. и т.д.
В данном случае нам приходит на помощь п. 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ: …»2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными»…
Всего лишь останется описать процесс обмена документами и больше не придётся мучаться с бумажными оригиналами. Кроме того, можно предусмотреть условие об обмене документами, соглашениями достигнутым путем обмена письмами на mail, что тоже упростить получение оригиналов документов, форма которых соответствуют законным требованиям, а так же значительно сократит сроки согласования и утверждения дополнительных соглашений.
Стремимся в цифровизацию и Заботимся о природе.
Everything has been striving for a long time in the era of digitalization. However, in most of the contracts encountered, there are still detailed sections on the reception — transmission of original documents on paper. Gentlemen, why should we ruin nature and frantically ask to send documents on paper?
For the exchange of documents, the operators of certification centers have long come up with the exchange of electronic documents via TCS (telecommunication networks), for example, DiaDoc, etc. As you submit reports to regulatory authorities, it is also convenient to transfer documents to your Customers and receive primary closing documents from suppliers / contractors. It is much cheaper, faster, more convenient. You save on:
- time of processing documents;
- paper that is wasted in incredible amounts on alterations, corrections, etc .;
- speeding up the process of working with documents: you receive a document in mxl format and automatically load it into an accounting program 1C or a similar type, it remains only to check the accounting records of Dt and Kt;
- speeding up the archiving process, you do not need to sign, stamp, scan, archive into an electronic document base, everything will come ready;
- working time and therefore you will be able to easily perform your functionality, and documents are always at hand;
- place of storage of documentation, etc. etc.
In this case, clause 2 of Article 434 of the Civil Code of the Russian Federation comes to the rescue: … «2. A written contract can be concluded by drawing up one document (including an electronic one) signed by the parties, or by exchanging letters, telegrams, electronic documents or other data «…
All that remains is to describe the process of exchanging documents and no longer have to suffer with paper originals. In addition, it is possible to provide for a condition on the exchange of documents, agreements reached by exchanging letters to mail, which will also simplify the receipt of originals of documents, the form of which meets legal requirements, as well as significantly reduce the time for agreement and approval of additional agreements.
We strive for digitalization and we care about nature.